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2005年10月24日

効果的なプレゼンとデモのヒント

私の妻は、マーケティング=コミュニケーションズ(マーコム)の仕事をしていた。小さな会社だったので、プレスリリース作成・配信から取材のアレンジ、そしてイベントの運営まで何でもやっていた。そのときの癖か、パーティなどにゲストとして出席すると、スタッフの配置が適切か、来場者が不都合を感じていないかなどをチェックしてしまう。自分の結婚式でも高砂から目を配っていて、出席した知人に「○○さん、目があちこちに飛んでましたよ」と指摘されたとか。

眞鍋かをりがブログで書いていたが、こういうのは一種の「職業病」といえる。私の「職業病」は、イベントやセミナーで講演を聴くと、内容そっちのけでプレゼン作法のチェックを始めてしまうことだ。先日のCognos Performance 2005でも、気になる点がいくつかあった。

ひとつは、事例セッションで共通して見られたプレゼンの構成だ。全部で4つの事例セッションを聴講したのだが、会社紹介 → 導入の背景 → 導入のスケジュール → 活用事例や効果 → 今後の課題、という構成がほとんどだった。これはこれで、そつのないプレゼンテーションの型として有効だ。しかし同じ構成を続けて聴かされると印象が薄くなってしまう。時系列のストーリー構成はどうしても退屈になりがちで、肝心の活用事例の部分まで集中力が続かないという弱点もある。

会社紹介の部分はもっと工夫した方がいい。世間であまり知られていない会社ならいざ知らず、超有名な大企業であれば、従業員数や事業内容を並べてもあまり意味がない。プレゼンテーションの冒頭は、聴衆を引き込むことが大事。会社四季報的な情報ではなく、聴いている人が「へぇ」と思うようなエピソードや業界裏話で会社を印象づけるようにしたいところだ。

全体のストーリー構成は、「こういった効果が出た」ということを最初にアピールするやりかたもある。いわゆる「結論を先に」という構成だ。ここで聴衆の興味を引きつけておけば、導入作業の詳細や、どうやってその効果を出したかを真剣に聴いてくれる。また、特色のあるプレゼンテーションとして、数多くのセッションの中で特に記憶に残るものになるだろう。

もうひとつ気になったのは、プレゼン資料の文字の大きさや量だ。プレゼンの作法を解説した本でよく指摘されているが、今回聴いた事例セッションはどれも、文字が小さく量が多すぎて、後ろの席の人は読めないくらいだった。どの部分を話しているのかわからなくなることもあった。基調講演は、さすがにプレゼンテーションに慣れた方々だけあって、プレゼン資料はあくまで補助で、講演者の話が主になっていた。こういうのを私も見習いたいものだ。

Cognos 8のデモは、スムーズでわかりやすく、十分リハーサルをしていたことがうかがえて好感を持てたのだが、惜しむらくは画面の文字が小さすぎて読めなかった。画面にたくさんの情報を出力するというBI製品の性格上、仕方のない面もある。しかし工夫は可能だ。

私はソフトのデモのときに、「GraffiScope」というツールを使って、注目してもらいたい部分を拡大表示している。拡大表示ツールを使うときの注意事項は、拡大エリアをあまり動かさないこと。あちこち動かすと聴衆が目を回す。GraffiScopeの場合は、マウスカーソルを該当部分に位置づけたあとで、キーボードショートカットでツールを起動して拡大表示する。説明が終わったら、Escキーで通常の表示に戻るという手順がよい。

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