「会議の技術」

「プレジデント」2005.11.14号は「会議の技術」特集。日本企業の非効率な仕事の代名詞のように取り上げられる会議。それを実りのあるものにするためのアイディアを数多く紹介している。いくつかの記事に共通しているのが、「事前の準備」と「開始・終了時間の厳守」、そして「付箋紙と模造紙の活用」だ。

事前準備が大切なのはいうまでもない。参加者が集まってから、「さあ、今日は何を話し合うのか」と言い出す会議は多いが、これは論外。最低でも議題とゴールは決めておく必要がある。資料を事前に配布し、各自が考えを整理してこなければ、時間内に結論を出すのは無理だろう。

開始時間と終了時間の厳守も基本中の基本なのだが、これもきちんと守られていないことが多い。私が参加していたビジネスパートナーとの月例会議はいつも長く、最長で７時間かかったことがある。議論のテーマを事前に決めておいたのに、あるテーマについて話し合っているときに、「ところであれはどうなった？」と脱線してしまう。あるいは、会議中に携帯に電話がかかってきて、議論が中断する。こういったことの積み重ねで会議時間がどんどん長くなってしまっていた。

終了時間を決めておくべきだったのだが、ざっくばらんにいろいろな課題を話し合いたいという雰囲気だったので、なかなか提案しにくい。次善の策として、会議開始前に「今日は○時から別の予定があるので、私が必要な議論はそれまでに終わらせて欲しい」と宣言するようにした。これなら、私の拘束時間は少なくてすむし、それ以降はほかのメンバーに任せて退出できる。

付箋紙と模造紙は、議論を活性化し、意見をまとめるツールだ。私はあまり使ったことがなく、ホワイトボードですませていた。興味をひかれたのは、吉村浩一氏の記事だ。吉村氏は、ホワイトボードを使うチームと模造紙を使うチームに分けて、アイディアを出し合う会議の実験をした。その結果、模造紙のチームの方が多くの意見が出たそうだ。

ボードを使ったチームはボードがいっぱいになった時点で意見が出尽くした雰囲気になってしまうんです。（中略）必要だと思われるだけ模造紙を貼っておいて、いっぱいになったらまた貼り替える。（中略）これならちょっとやそっとでは議論が終わった気にならない。

議論の中で出てきたちょっとした意見を仮置きするための「パーキングロット」の模造紙を作るというアイディアも使えそうだ。

付箋紙の使い方の一例として吉村氏が紹介しているのが「プロセス=マッピング」。業務プロセスの改善がテーマの会議で、付箋紙で個々のプロセスを付箋紙に書き出して模造紙に貼り付ける。プロセスを可視化でき、順番を入れ替えたり付け加えたりするのが簡単だ。付箋紙や模造紙というアナログツールも、使いようによっては非常に有効というのを改めて認識した。

パソコンをプロジェクターで投影して、PowerPointなどで同じようなことをやっている人も多いだろう。この方法の長所は、会議終了後にすぐアウトプットの文書が出せることだ。しかし操作に習熟していないと議論のリズムを崩したり、操作している人が議論に加わりにくいという欠点もある。

ここ数ヶ月、三色ボールペン方式や付箋紙・模造紙などのアナログツールの良さを再認識する機会が多い。デジタルにしろアナログにしろ、ツールは手段にすぎない。どちらか一方に凝り固まらず、適材適所で使うのが正しいあり方だろう。