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2005年12月30日

PDAとOutlookで三色方式デジタル手帳術

齋藤孝氏は手帳にも「三色方式」を使っているそうだ。三色方式は、赤・青・緑の三色ボールペンを使い、最も重要な部分に赤い線を、重要な部分に青い線を、そして自分が主観的におもしろいと思った部分に緑の線を引きながら本やメモを読む方法だ。やってみるとわかるが、三色の線を引くことで、均一化された活字の文章の中の情報が立体的に見えてきて、読み返したり再利用したりするときに非常に効率的だ。

三色方式の手帳は、絶対に忘れてはいけない予定を赤で、重要だがいざというときには外してもよい予定を青で、そして自分の趣味などの予定を緑で記入する。黒一色で記入した予定表では、重要な仕事とそうでない仕事の区別が付かない。読書や会社の書類で三色方式を実践している。

予定表は、PDAとOutlookを使っている。Outlook XPから予定の色分けができるようになり、三色方式を使えるようになった。しかし、一つ一つの予定にいちいち色を指定しなければならないのが面倒。しかも、PDA(iPAQ)に予定を同期したときに、色の情報が落ちてしまう。Windows MobileのPocket Outlookには色分けの機能がないだ。それは仕方ないとしても、PDAを自宅PCのOutlookと同期したときに色情報が引き継がれないのには困った。せっかく色ラベルをつけたのに、もう1台のPCで色が付かない。

三色方式の実践を半分あきらめていたところ、つい先日、Outlookに「自動書式」というメニューがあるのを見つけた。これが使えるとピンときた。案の定、予想が的中。2台のPCとPDAの運用で三色方式を実践できるようになった。

ポイントは、予定の「分類項目」と色ラベルを紐付けることだ。最も重要な予定・重要な予定・個人的な予定の3つの分類項目を作る。次にOutlookの「自動書式」で、それぞれの分類項目に赤・青・緑の色ラベルを自動的に付加する条件を設定する。この設定を2台のPCのOutlookに仕込んでおく。こうしておけば、予定に分類項目を設定するだけで、自動的に色ラベルがつく。分類項目を入力し忘れると予定が白で表示されるので、すぐにわかる。PCとPDAで同期したときに分類項目は引き継がれるから、会社と自宅のPCで自動的に同じように色付けできる。

PDAのPocket Outlookで三色表示できないのが玉に瑕だが、それを除けばほぼ完全な三色方式デジタル手帳術が実現できた。

(参考記事)
三色ボールペン読書術・情報活用術
http://raven.air-nifty.com/night/2005/09/post_a46d.html

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コメント

ご紹介ありがとうございます。

私も昨年よりPDA(PalmIII+PalmDesktop)を使っているのですが、この機種はカラー表示自体ができないので、三色電子手帳術は断念。

ちなみに、齋藤氏の三色の定義は、
 ・必ずやるべき最重要事項(赤)
 ・忘れてはいけないレベル(青)
 ・趣味的にやること(緑)
とのことですが、各自に合わせて使いやすいようにローカライズ?しているようで、
 ・新規顧客(赤)
 ・見込み客(青)
 ・既存顧客(黒)
という人もいるようです。

三色手帳術のメリットとキーポイントがまとまっている文献がありましたので、引用しておきます。

| 三色ボールペン手帳術のメリットは、一日を三色に切り分けることで時間をしっかり
|区切る感覚が身につくこと。同時に、自然と予定の優先順位をつけることができるように
|なること。

| そして、赤と青で埋まっていない自分の自由時間が(緑)で浮き上がってくることだ。
|これによって、時間にメリハリをつけ、最大限有効に使う道が見えてくるのだという。

 (90分区切りの説明段落は略)

| さらに齋藤さんは、一番重要なのは手帳に記された予定に沿って、どんな準備をするか、
|どう段取りをつけるかを常にかんがえることだという。

【出典】

中島孝志氏の「手帳フル活用術」、第二章、「⑮”超多忙スケジュール”を乗り切る手帳術」
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4837974805/249-0791219-3809908

投稿: Trr | 2006年1月22日 23時46分

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