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2006年7月21日

ビジネスメールに感嘆符は禁物

紙で配布・提出するビジネス文書に感嘆符を使う人はいないだろう。いっぽう、メールで感嘆符を使う人は少なくない。メールがカジュアルなコミュニケーション手段なので、気分がゆるみ、つい使ってしまうのだろう。しかし、それも時と場合によりけりだ。

感嘆符を使っていいのは、よい知らせのときだけだと私は考えている。英文メールでも日本語メールでも同じだ。

うまくいきました。ありがとう!
商談が取れました!
Thank you for your help!
こういう使い方は全く問題ないし、相手との人間関係を強化するの役立つ。

さて、次のメールはどうだろう。ある日本のエンジニアが、米国ベンダーのサポートにトラブルを報告したものだ。

Hi,

I cannot create a file whose name is Japanese!!
(中略)
Then I get a logfile.
Please analyze!!!!!!!

Thank you.

最後の感嘆符7つも原文のままである。これを受け取ったアメリカのエンジニアがどう感じたのか、想像するのは簡単だ。ヒステリックにわめき散らしているだけの、子供のような人間だと思ったはずだ。日本語で書くと、こんな感じだろうか。まともなビジネスパーソンが書く文章ではない。

日本語のファイル名が作れないぞ!
ログファイルを採取した。
解析してくれ!!!!!!!

トラブルであわてていたり、エンドユーザに責め立てられてイライラしているとしても、それをぐっとこらえて対処するのが「大人の」ビジネスパーソンだ。感嘆符の多いメールは、ちんぴらが粋がっているような印象を受ける。大物は急がずあわてず、ゆっくり話しながら凄みをきかせるのである。

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