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2006年10月30日

外資系の必須ツール、インスタントメッセンジャー

インスタントメッセンジャー(IM)を正式に採用している日本の会社はどのくらいあるだろうか。アメリカのIT関連企業は、ごく当たり前に使っている。もちろん、私のPCにも企業向けIMシステムのクライアントが入っている。マイクロソフトは、コミュニケーション手段がメールからIMへシフトしつつあるそうだ(参考記事1)。

電話とメールで十分という考えもあるだろうが、IMを使い始めると、とても便利で手放せなくなる。メールや電話に対する長所はこんなところだ。

メールより優れている点


  • IMは、相手がいるかどうか分かった上で会話を始められる。
  • Instant(即時)という名前が示すとおり、メールよりも送受信が速い。受信操作が不要。

電話より優れている点


  • 電話は相手を確実に一定時間拘束する。IMは「ながら」会話しやすいので、気軽に使える。
  • 電話は、相手が不在の場合、空振りすることがある。この時間は、短いとはいえ、確実に非生産的な時間。
  • 聞き間違いを防げる。

まず、相手がオンライン状態かどうかわかるのがよい。メールの場合は、相手がいつ読んでくれるか全くわからない。もしかすると出張や休暇中で、返事が数日後になるかもしれない。IMは、相手がオンライン状態であることを確かめてから話しかけることができる。たとえば「Hi, xxx. Can I interrupt you a moment?」「Can I ask one thing?」などとお伺いを立てて、相手がOKと返事をよこしたら、本題に入ればよい。メッセージのやりとりのレスポンスも、メールより確実に速い。

もう一つの利点は、海外とのコミュニケーションが楽ということだ。海外の人間と電話で話をするには、ヒアリング力がかなり必要だ。表情やジェスチャー、図解などの補助手段が使えず、しかも音質が悪い。二重苦、三重苦の中で話をするとストレスがたまるし、行き違いもある。会話力はいまひとつでも英文メールなら大丈夫という人にとって、IMは非常に都合がよい。私もそうだ。

ユーザのマシン室で本社のエンジニアと会話しながらトラブル対応をしたことがある。本社エンジニアがお出ましになるくらい深刻で難しいトラブルだ。マシン室の騒音の中で携帯電話の国際通話。電波状態が悪く、しかも私の苦手なインド訛りの英語。とても会話にならなかった。背水の陣で望んだのだが、IMがあったからこそ、エンジニアと密にコミュニケーションをとりながら、解決に導くことができた。

デメリットは、油断すると遊びの道具に陥りがちなことだ。仕事と関係ない会話ばかりやってしまう危険がある。メールと同じく、ノンバーバル・コミュニケーションが抜け落ちるので、ニュアンスが伝わりにくい点も注意が必要だ。顔文字をメールよりふんだんに使うといいだろう。

メリットとデメリットを理解して使いこなせば、こんなに便利な道具はない。しかも電話代を節約できて、会社のお財布にも優しい。

(参考記事1)
「PCは34万台、IT部員は2600人――マイクロソフトが社内システムの現状を披露」(ITPro)
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/NEWS/20060831/246957/

(参考記事2)
「コミュニケーション・ツールの活用事例(同期型編)」(@IT)
http://www.atmarkit.co.jp/fbiz/cbuild/serial/comm/04/01.html

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