Exchangeのキャッシュモード

私の会社はExchangeをキャッシュモードで運用している。メールや予定表などは全てサーバにあり、会社のOutlookクライアントでも、自宅のWebブラウザ（Outlook Web Accessを利用）でも同じデータを見られる。これは非常に快適だ。

前の会社はローカルにメールをダウンロードしてpstファイルに保存する運用だった。これだと、会社でダウンロードしてしまったメールは、他のPCでは読めない。いちおうOutlook Web Accessが使えたが、以前のメールを見られないため、記憶を頼りに返信していた。

もうひとつのメリットは、PCの故障時にデータを失う心配がないこと。私の周りには突然ハードディスクがお釈迦になってメールデータを失った人が何人かいる。いまはクライアントPCバックアップソフトを使っているようだが、それがなかったときは、あきらめるほかなかった。ほとんどの会社がこういう状態ではないだろうか。Exchangeキャッシュモードでメールがサーバにあれば、新しいPCにOutlookをインストールしてアカウント情報を設定して同期を取り直せば、元に戻る。データ量が数百MB以上あると少々時間がかかるが、帰り際に仕掛けておけば、朝出社したときには終わっている。

GMailをはじめとするWebメールも、サーバにデータがあるという点では同じメリットがある。一番の違いは、Outlookキャッシュモードは、オフライン状態でも全データにアクセスできることだ。オフラインで変更した予定表や連絡先、そして送信箱に放り込んでおいたメールは、次にオンライン状態になったときに自動的にサーバと同期をとったり送信したりしてくれる。

デメリットを強いて挙げると、サーバ側にディスクが大量に必要ということだろうか。とはいっても、1人が2GB使うとして、1000名の会社なら2TB。数年前だと非現実的な容量だが、いまではごくふつうの容量だ。PCへメールをすべてダウンロードする運用は、もはや時代遅れと言っていいかもしれない。