フォルダ分けしないメール整理術

いつも頭を悩ませるのが、昔なら紙書類の管理、いまならメールの管理だろう。毎日大量に送受信するメールをどう整理して保存するか。私は以前、顧客別や製品別、プロジェクト別など、テーマごとのフォルダを作って振り分けていたが、いまは四半期ごとのフォルダに全部放り込んでいる。振り分けに頭を使わなくてよいので、非常に楽だ。

テーマ別フォルダの利点は、目的の情報を探しやすいということだった（その時点では）。あるユーザとのやりとりは、そのフォルダを見ると簡単に振り返ることができる。最大のデメリットは、振り分けに手間がかかること、そして振り分けられないメールが必ずあること。

考えてみれば、1通1通のメールをマウスでフォルダに移動する作業は、全く非生産的だ。自動振り分けは、メーリングアドレスのメールくらいにしか使えない。あとで見つけやすくするためと自分に言い聞かせてながらやっていたが、整理にかけるコストと、あとで得られるリターンを比較すると、確実に「赤字」だった。

中には1通のメールに複数の要件を書いて送ってくる人もいる。ビジネスメールの原則は1件1通だが、そんなことはお構いなしだ。その1人のために、テーマ別フォルダ管理は破綻する。同じメールを別のフォルダに重複コピーするという、汚い手段を行使せざるを得ない。

思い切って四半期フォルダの管理に切り替えたのが、今年の夏ごろ。最初は非常に不安だった。あらゆるメールが放り込まれたフォルダの中から、必要なメールを探し出せるのか。結果的には杞憂だった。救ってくれたのはGoogleデスクトップ。

参考にしたのは、GMailが招待制から登録制に移行した頃にネットで公開された参考記事の4つで、どれもGMailが提起した整理方法を基にしている。GMaiは「受信トレイ」「すべてのメール」「スターあり」の3つしか実質的なフォルダがない。自分でフォルダを作ることはできず、スターやラベルをつけて分類するだけだ。必要な情報を探すときは検索する。コンピュータの性能が向上して、検索機能が実用的なレベルになったことが、このインタフェースの背景にある。

まとめると、次の3つが「現代風」メール整理術の原則だ。
・受信箱に残すのは未処理のメールだけ。アクションを起こす必要があるものだけを残す。
・処理したメールはどんどんアーカイブフォルダに入れる。私は、フォルダが巨大になるのを避けるため、四半期ごとに分けている。
・アーカイブフォルダは細かく分けない。前述の通り、振り分け作業のコストはぜったに割に合わない。

（参考記事）
初心者のためのGmail入門（吉田有子氏、ITmedia Biz.ID）
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0608/24/news014.html

Gmailに学ぶ――大量のメールに振り回されない基本テクニック（Gina Trapani氏、ITmedia Biz.ID）
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0608/01/news014.html

メール受信箱を空にする方法（徳力基彦氏、ITmedia Biz.ID）
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/27/news037.html

721-060809 メールの扱い方（塩澤一洋氏、shiology）
http://shiology.com/shiology/2006/08/721060809__ac58.html