メールに振り回されない工夫

Outlookにメールが届くと、通知音とともにタスクトレイに小さなアイコンが表示されるし、Outlook 2003以降ならメールの件名や最初の何文字かを表示する小さなウインドウが出てくる。トラブル対応でログやトレースを解析しているときやプレゼンテーションや資料を作っているときにこれが出ると、意外と集中力をそぐ。

メールの件名が気になって、メールソフトに切り替えると、それまでの作業が中断される。メール処理中に別のメールが届くと、そちらの処理を始めてしまう。それまでやっていた作業の途中経過が分からなくなり、効率を落とす。

さらに、オンライン状態のまま社内会議でプレゼンテーションしたり、ひとつの画面を見ながら誰かと共同で資料を手直ししているときなどに、同僚や上司にあまり見られたくない件名のメールが表示されるとばつが悪い。

私は着信通知を全部オフにしている。最初は不安だったが、慣れてくると仕事のメリハリがつくようになった。資料作りやログ解析に集中し、それが一段落したときにOutlookを開いてメールをチェックするというリズムだ。

集中して作業したいときは、ネットワーク接続を切るという人もいるようだ。メールソフトを終了させておいてもいいだろう。いずれにせよメールには中毒性があり、処理し出すと止まらない特性がある。仕事になくてはならないメールだが、うまく付き合っていく必要がある。

2007年7月5日初版
2008年6月28日改版